Un software di gestione per migliorare la condivisione di informazioni sicure per un puntuale supporto decisionale ai Vertici: il caso Ragioneria Generale dello Stato

L'ENTE

La Ragioneria Generale dello Stato (RGS) è un organo centrale di supporto e verifica per Parlamento e Governo nelle politiche, nei processi e negli adempimenti di bilancio ed ha come principale obiettivo istituzionale quello di garantire la corretta programmazione e la rigorosa gestione delle risorse pubbliche. L'Ispettorato generale per l'informatizzazione della contabilità di stato (IGICS) è competente per l'analisi delle problematiche funzionali e applicative dell'informatizzazione dei dati di contabilità di Stato e dei profili generali di informatizzazione, integrazione e consolidamento informatico. Rientrano inoltre nelle sue attribuzioni, lo studio, l'analisi e la definizione delle esigenze funzionali e delle specifiche prestazioni che devono essere assicurate, nell'ambito del sistema informativo integrato, nonché il supporto per l'elaborazione delle relative procedure per le verifiche di funzionalità dei servizi e dei processi informatici.

Consip è una società per azioni del Ministero dell'Economia e delle Finanze (MEF), che ne è l'azionista unico, ed opera secondo i suoi indirizzi strategici, lavorando al servizio esclusivo delle pubbliche amministrazioni. L'ambito di intervento di Consip è volto, da una parte, a fornire servizi di consulenza e di assistenza progettuale, organizzativa e tecnologica per l'innovazione del Ministero dell'Economia e delle Finanze (MEF) e della Corte dei conti (Cdc), dall'altra, a gestire il Programma per la razionalizzazione degli acquisti nella P.A.

L'APPLICAZIONE

L’Ispettorato Generale per l’informatizzazione della Contabilità di Stato (IGICS) ha la competenza specifica di gestire i capitoli di bilancio che finanziano la spesa per l’informatica sulla base delle linee strategiche della Ragioneria Generale dello Stato. Tale spesa, formalizzata in un Piano IT e declinata in iniziative IT, viene commissionata a Consip che procede alla realizzazione concreta dell’attività anche avvalendosi di un proprio fornitore. Per automatizzare il complesso processo di pianificazione e monitoraggio della spesa informatica, l’Amministrazione e Consip hanno intrapreso, in collaborazione con DDway ed Ecos, società del network Dedagroup, un progetto che ha previsto l’adozione del software applicativo Sistema Informativo per la Gestione delle Iniziative (SIGI) con funzionalità di Business Intelligence basata su piattaforma IBM Cognos. Tale sistema si realizza in molteplici moduli funzionali: Governance, Pianificazione, Fatturazione, Controllo di gestione.

La condivisione delle informazioni tra le Amministrazioni coinvolte: la Ragioneria Generale dello Stato - IGICS, la Corte dei Conti, il  Dipartimento degli Affari Generali - DCSII, il Ministero dello Sviluppo Economico ed il Dipartimento del Tesoro, avviene tramite il portale di Governance.

La formalizzazione del piano IT sul sistema avviene tramite un articolato workflow approvativo cui partecipa sia l’Amministrazione che Consip con attori aventi ruoli e responsabilità ben definiti e che termina con l’individuazione delle attività potenzialmente idonee alla realizzazione, previa successiva valutazione della quantità e qualità delle risorse necessarie. Nel sistema sono gestite le informazioni che definiscono l’unità minima del Piano IT, ovvero l’insieme di dati che qualificano l’attività: tempi e costi, referenti e responsabili, fino alla tipologia di spesa ed alla sua specificazione in oggetti di fornitura. L’Amministrazione formalizza a Consip la volontà di procedere con la realizzazione dell’attività tramite l’emissione di un’autorizzazione. Il sistema SIGI gestisce, completamente dematerializzato, tale processo mediante il colloquio con i sistemi informativi dell’Amministrazione di Protocollo informatico, Firma digitale, Documentale e Conservazione sostitutiva. Sul SIGI è presente una reportistica articolata che supporta l’Amministrazione nel monitoraggio delle iniziative IT tramite l’analisi degli scostamenti tra costi pianificati e consuntivati ( questi recepiti mediante l’integrazione con i sistemi gestionali Consip). Il sistema è composto anche da un Modulo di fatturazione attivamente coinvolto nel processo di “fatturazione elettronica” tra l’IGICS e Consip che, da maggio 2012, rappresenta, in attuazione delle direttive Europe, il primo caso di totale dematerializzazione della fattura in ambito P.A. Centrale. L’analisi puntuale dei dati e una corretta pianificazione - grazie al nuovo software e alle funzionalità di Business Intelligence - hanno permesso un impiego delle risorse consapevole così da finanziare le attività strategicamente rilevanti e determinandone, grazie alla veduta d’insieme degli investimenti, le priorità di realizzazione. Fra le ultime che hanno interessato il SIGI vi è l’implementazione di un Cruscotto direzionale basato su IBM Cognos Mobile fruibile su sistemi con tecnologia apple ed android ( tablet, smartphone) i cui contenuti sono di supporto ai processi decisionali dell’Amministrazione. Si potrà infatti disporre, tramite indicatori sintetici e un accesso ai dati più rapido ed efficiente, dell’intero piano IT a supporto dell’individuazione delle macrolinee di azione e delle modalità di finanziamento più opportune.

I BENEFICI

Grazie al sistema SIGI, RGS si è dotata di uno strumento di analisi e controllo delle diverse fasi del processo di amministrazione della spesa dell’informatica tramite report che permettono un monitoraggio puntuale delle performance interne supportando l’ottimizzazione dell’organizzazione e un’efficace ricognizione e ricostruzione dei ruoli della gestione della spesa IT. L’informatizzazione dei processi e la conseguente dematerializzazione degli stessi, ha consentito una più efficace condivisione dei dati sia internamente all’Amministrazione che tra i molteplici attori coinvolti, favorendo una maggior accuratezza e certificazione dell’informazione. Il nuovo sistema di Business Intelligence ha migliorato la rapidità dei report di controllo delle diverse parti attive supportando attivamente l’Amministrazione nel valutare l’impatto delle decisioni in ottica di ‘spending review’.