Un software gestionale integrato per un controllo delle singole commesse: il caso Installazioni Impianti

L’azienda

Installazioni Impianti SpA è una azienda di Roma con più di cinquant’anni di storia. È una società certificata ISO 9001 che si occupa della progettazione e realizzazione di opere edili, centrali di energia, impianti tecnologici meccanici, elettrici, speciali e trasmissione dati. Il rigoroso rispetto delle normative e il continuo aggiornamento professionale dei propri tecnici che utilizzano software CAD, rendono l'ufficio progettazione in grado di risolvere qualsiasi problematica realizzativa dei clienti. Nel 2001 l’azienda ha ottenuto l'attestazione SOA VIII per la partecipazione ad appalti pubblici senza limiti di importo. Nel 2006 Installazioni Impianti SpA ha avviato un programma per diminuire l’impatto ambientale delle proprie attività installando nella propria sede un Impianto fotovoltaico da 20 kW.

L’applicazione

Per la particolarità del settore di mercato in cui opera, Installazioni Impianti SpA realizza la propria produzione principalmente su commessa. La gestione dei progetti è quindi un aspetto rilevante per l’azienda, che ha deciso di dotarsi di strumenti informatici in grado di supportare maggiormente le decisioni e il controllo relativi a ciascun lavoro. Infatti, a partire dal 2005, Installazioni Impianti ha adottato, in collaborazione con Gei Soft, business partner IBM, il nuovo sistema gestionale Galileo Cantieri, software verticale specifico per le imprese del settore edile ed impiantistico. Grazie al nuovo sistema è stato possibile migliorare la gestione delle commesse, introducendo strumenti specifici di controllo dei costi di produzione, di allocazione delle risorse ai progetti, di gestione degli approvvigionamenti e dei cicli attivo e passivo.

Al fine di ottenere una notevole agevolazione nell’inserimento dei dati a sistema e nei relativi controlli incrociati di coerenza, la prima fase del progetto ha previsto l’analisi dei processi aziendali sia di natura tecnica sia amministrativi e contabili di Installazioni Impianti SpA.

Questo ha permesso di dotare i responsabili di commessa di un sistema che li supporta durante tutta la durata del lavoro: dall’acquisizione del contratto fino alla gestione del progetto ed alla conseguente fatturazione.

Dal punto di vista operativo, il nuovo software gestionale consente di suddividere ciascuna commessa in fasi e sottofasi di lavoro, organizzate secondo livelli gerarchici, corrispondenti alle reali fasi lavorative del progetto. Per ciascuna fase è possibile definire le attività da svolgere ed i relativi fabbisogni di materiali e manodopera, a partire dai dati presenti su contratti e preventivi. Inoltre, per ciascuna fase, sottofase o attività è possibile definire specifici obiettivi di tempo e costo, monitorando in tal modo lo stato di avanzamento del progetto.

Oltre alla gestione operativa delle commesse, il nuovo sistema favorisce la comunicazione sia tra le diverse funzioni aziendali sia con i fornitori. È il caso, ad esempio, della gestione degli acquisti. Ora, i responsabili di commessa sono in grado di preparare in modo automatizzato le Richieste di Acquisto (RDA) in base ai fabbisogni pianificati. Le RDA così preparate vengono inoltrate attraverso il nuovo sistema gestionale all’Ufficio Acquisti che elabora un preventivo sulla base dei listini prezzi dei fornitori. Tale attività è stata automatizzata integrando all’interno del nuovo sistema informazioni relative ai listini prezzi dei diversi fornitori; alle politiche di sconto; alle certificazioni possedute; alle condizioni di consegna e di pagamento ed all’anagrafica. A partire dai preventivi elaborati, il sistema genera le Richieste di Offerta (RDO) e le inoltra ai fornitori, gestendo successivamente anche la contrattualizzazione dei prodotti/servizi richiesti. Le informazioni relative ai contratti di fornitura sottoscritti vengono automaticamente incluse nel database aziendale ed utilizzate per l’allocazione dei costi alle diverse commesse, fasi ed attività di progetto. Analogamente, l’Area Amministrativa dispone ora di uno strumento in grado di verificare automaticamente la corrispondenza delle fatture passive con i Documenti di Trasporto (DDT) e di monitorare le scadenze relative sia al ciclo attivo sia al ciclo passivo.

I benefici

Grazie al nuovo sistema gestionale, Installazioni Impianti SpA dispone di un sistema gestionale integrato in grado di offrire supporto alla gestione delle commesse attraverso il controllo sulla redditività e sul piano di progetto. Ciò permette di intraprendere azioni correttive, qualora fosse necessario un miglior bilanciamento delle risorse dedicate al lavoro. La creazione di un database aziendale che integra dati tecnici ed amministrativi, inseriti un’unica volta ed aggiornati costantemente, ha migliorato la collaborazione tra le diverse funzioni aziendali, diminuendo l’impatto sui processi aziendali di attività a scarso valore aggiunto legate all’intenso utilizzo di documenti prima disponibili nel solo formato cartaceo.