Un software gestionale per ottimizzare la gestione del personale e migliorare i margini di profitto aziendali: il caso HBG Arcades SpA

L'AZIENDA

Con oltre 10 anni di esperienza, HBG Gaming è uno dei più grandi operatori italiani presenti nel panorama del gioco sicuro e legale regolato dai Monopoli di Stato, con una vasta gamma di prodotti di gioco. Gestisce 20 tra le migliori sale Bingo dislocate su tutto il territorio italiano, con oltre 6.000 posti e 750 tra slot machine e videolottery installate all’interno. In qualità di Concessionario per la Rete Telematica delle NewSlot, HBG Gaming collega alla sua rete oltre 37.000 apparecchi da intrattenimento e 4.798 Videolottery, distribuiti in più di 12.000 esercizi con oltre 400 gestori partner. Nel 2009 lancia Smartgames.it, sito con una vasta gamma di giochi online tra cui bingo, poker e scommesse, con cui divertirsi 24 ore su 24. Con oltre 780 dipendenti ed una raccolta di gioco di circa 3.300 milioni di euro conseguita nel 2011, HBG Gaming è uno dei più affermati e dinamici protagonisti nel mercato italiano del gioco sicuro e legale.

L'APPLICAZIONE

Per migliorare la gestione del proprio personale, fondamentale per il business dell’azienda, e per soddisfare le esigenze della propria direzione Risorse Umane, HBG Gaming ha adottato - in collaborazione con Wolters Kluwer Italia - il nuovo software gestionale HRmanager integrato direttamente con il software per le paghe collegato, a sua volta, con il sistema per la rilevazione delle presenze. Il modulo HRmanagement consente la consultazione dell’archivio delle informazioni del personale di HBG Gaming che in precedenza era in formato cartaceo e che, al momento, è completamente digitale. Grazie all’attuale software gestionale si può accedere alla scheda individuale di formazione di ogni operatore e alla scheda individuale sanitaria con la possibilità di consultare per ognuno dal profilo caratteriale alla scheda di valutazione, dalla studi effettuati ai piani retributivi. Il sistema consente la visualizzazione di uno storico costantemente aggiornato dell’attività svolta da ciascun dipendente con l’indicazione dell’inquadramento, dei passaggi di livello, degli aumenti, dei cambi part time. L’Ufficio Risorse Umane è ora in grado di effettuare la gestione a sistema di tutte le attività inerenti il personale dalla formazione in base alla mansione, alle visite mediche, agli adempimenti  obbligatori. Se un responsabile dell’area amministrazione personale ad esempio ha la necessità di un corso di aggiornamento sulle novità fiscali effettua a sistema tale richiesta e l’ufficio risorse umane in automatico a sistema si attiva occupandosi del corso, del materiale, degli orari, delle tempistiche di frequenza e della relativa segnalazione interna. Il responsabile è avvisato in automatico via mail degli orari e delle scadenze del determinato corso e, a sua volta, avvisa via mail il suo personale interessato. Il modulo HRbudget e costi del personale permette di tenere sotto controllo i costi e di svolgere ipotesi di variazione tramite la realizzazione di report previsionali (ad esempio sulle assunzioni, sui passaggi li livello, sugli aumenti che possono essere consultate in qualsiasi momento per verificare le variazioni applicate e possibili  in modo da supportare una pianificazione delle risorse umane e dei relativi costi più precisa ed attinente alla realtà).

L’ultima fase del progetto prevede l’attivazione di una bacheca on line che consentirà via Web una comunicazione diretta tra il personale e l’Ufficio Risorse Umane senza intermediari per lo scambio e la condivisione di informazioni aziendali (ad esempio richieste di chiarimento da parte del personale, variazioni di orari, ecc.)

I BENEFICI

Il nuovo software gestionale integrato con il sistema paghe ha permesso ad HBG Gaming la realizzazione di un unico Database aziendale con tutte le informazioni inerenti il personale: ora è possibile in real time la ricerca di un determinato profilo in qualsiasi momento tramite un’interrogazione rapida a sistema eliminando quella precedente su carta per una più precisa e mirata selezione del personale a favore di una razionalizzazione oculata delle risorse e una migliore gestione delle stesse a garanzia di un’ottimizzazione del margine di profitto. Grazie all’attuale software gestionale è possibile una programmazione puntuale della gestione del personale: ora è possibile ad esempio pianificare meglio le assunzioni in base a previsioni svolte a sistema concentrandole in certi periodi dell’anno. In tal modo, l’amministrazione è in grado di meglio preventivare il budget per i costi delle risorse umane con la possibilità di una condivisione e un monitoraggio delle attività di sviluppo a garanzia di un maggior controllo di gestione a supporto del business aziendale.