Una Social Enterprise Pubblica per migliorare la comunicazione interna ed internazionale. Progetto S.P.E.S. Il caso Ministero Affari Esteri

L'ENTE

Il Ministero degli Affari Esteri (MAE) è l’organo di attuazione della politica estera del Governo ed i suoi compiti sono disciplinati dall’ articolo 12 del decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300. Opera con i suoi circa 4 mila dipendenti e attraverso una rete di circa 300 sedi all’estero, tra Rappresentanze diplomatiche, Rappresentanze consolari e Istituti Italiani di cultura.

L'APPLICAZIONE

In conformità con la normativa vigente in materia di trattazione elettronica dei documenti contenuta nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), il Ministero degli Affari Esteri svolge la propria attività tramite documenti prodotti in modalità elettronica attraverso procedure qualificate e con l’utilizzo intensivo della PEC e della Firma Digitale. Strutturalmente, il Ministero degli Affari Esteri (MAE) consta di un’Area Organizzativa Omogenea (AOO) unica per la Farnesina che si interfaccia con la vasta rete diplomatico-consolare costituita da tante AOO, una per ogni singola sede estera per un totale al momento di circa 300 unità al fine di una gestione documentale digitale integrata. Per meglio supportare soprattutto in termini di efficienza tale articolata attività, il MAE ha intrapreso tra dicembre 2012 e gennaio 2013 il progetto S.P.E.S. che prevede l’adozione di una piattaforma per realizzare, nel rispetto del contesto normativo ministeriale, un Social Public Enterprise System, per consentire il collegamento integrato a livello locale e internazionale. Ad oggi è in fase di progettazione una Social Public Enterprise, strutturata per ogni singola unità dipartimentale dell’ente. La nuova soluzione estesa successivamente a livello internazionale permetterà il miglioramento della comunicazione della Farnesina con tutte le sedi estere. Il progetto ha comportato l’implementazione di un servizio di comunicazione in modalità Cloud Computing in grado di connettere le persone in qualunque momento e ovunque si trovino attraverso funzionalità di collaborazione: dalla messaggistica istantanea, alle funzionalità di chiamata audio e video, alla riunione online e conferenza via Web. Tramite l’attuale software, l’ente ha la possibilità di gestire il flusso documentale in conformità con il CAD nel rispetto delle norme che assicurano la tracciabilità, l’inviolabilità, e l’inalterabilità del dato in quanto le informazioni del MAE sono spesso utilizzate a fini probatori.  Il MAE utilizzerà la nuova soluzione per la comunicazione virtuale anche in formato audio-visivo, oltre che nell’attuale formato testuale istantaneo, mentre a breve sarà in grado a sistema di trasporre tale comunicazione in automatico in documento mail per la realizzazione immediata di atti informatici amministrativi. Secondo la prassi ordinaria, l’attività della singola unità amministrativa dell’ente consta di periodiche riunioni tra i diversi gruppi di lavoro in cui si discutono le decisioni da prendere; le riunioni sono spesso seguite da scambi di telefonate, ulteriori incontri di approfondimento e consultazioni con specialisti e prima di giungere all’atto decisorio definitivo intercorre spesso un lasso di tempo considerevole. La Social Public Enterprise permetterà, una volta regolamentata, di realizzare gruppi di lavoro al proprio interno specializzati in determinati settori che potranno dialogare a sistema tramite chat, audio e video e chiedere l’approvazione finale al responsabile del procedimento che a sua volta la formalizzerà direttamente al capo ufficio per essere indirizzata verso l’interno e verso l’esterno. Il referente dalla propria postazione potrà utilizzare la messaggistica istantanea per comunicare con altri referenti estendendo il collegamento in modalità audio per meglio sentire la conversazione con la possibilità di coinvolgere in conferenza video tutti i referenti necessari alla discussione. Al termine della riunione sarà possibile tramutare l’intero flusso di lavoro in un documento finale da veicolare direttamente via mail all’interno del circuito: la documentazione resa così ufficiale sarà pronta per essere approvata. Una volta realizzate le singole Social Public Enterprise sarà possibile creare una federazione tra le stesse per realizzare un vero e proprio sistema a rete, realizzando così il progetto S.P.E.S.

I BENEFICI

L’attuale piattaforma di Social Enterprise Pubblica permette al Ministero degli Affari Esteri grazie a servizi basati sulla integrazione voce e dati - dalla messaggistica istantanea alla chiamata audio e video, alla riunione online e alla conferenza via Web - di realizzare una migliore comunicazione integrata tra la sede centrale e le sedi estere. La nuova piattaforma di comunicazione consente la semplificazione e la gestione in tempo reale dell’iter procedurale amministrativo basato sul trasferimento delle informazioni in real-time incrementando l’efficienza e la qualità del lavoro eseguito. La nuova soluzione online permette al MAE di mantenere il controllo sulle procedure senza il fardello operativo del software di server locale. Ora i dipendenti possono lavorare direttamente dalla propria postazione di lavoro con un notevole risparmio in termini di tempi di spostamento e di relativi costi. Grazie alla semplificazione della comunicazione, il MAE stima di ottenere un incremento della produttività tra il 25 e il 30 %.