Un’innovativa soluzione di gestione documentale per ridurre il costo degli archivi e migliorare l’efficienza dei processi aziendali: il caso Sirti

L’azienda

Sirti una società leader nel settore dell’ingegneria e dell’impiantistica specializzata nella proposizione di servizi professionali, integrazione di sistema e soluzioni chiavi in mano per reti di telecomunicazioni, impianti tecnologici per reti ferroviarie, metropolitane e ferrotranviarie. Sirti opera principalmente nel segmento delle grandi imprese e della Pubblica Amministrazione. L’azienda ha superato nel corso del 2008 i 660 milioni di Euro di fatturato grazie alla collaborazione di oltre 4.900 dipendenti. Sirti ha la propria sede principale a Milano e diverse sedi in Spagna, Libia, Arabia Saudita ed Emirati arabi.

L’applicazione

Sirti ha sedi in diverse nazioni ed ha la necessità di scambiare documenti, afferenti a ogni area e in particolare a quella delle Risorse Umane, in modo da coordinare il lavoro e il rapporto con dipendenti, clienti e fornitori. La Struttura “Processi, Procedure e Coordinamento della Privacy” è stata promotrice di un progetto volto a migliorare il processo di gestione documentale, standardizzandone la creazione e la distribuzione, garantendo, oltre alla semplicità, anche la sicurezza delle informazioni scambiate all’interno dell’azienda. Nel corso degli anni, grazie alla collaborazione con il partner Adobe, Sirti ha progressivamente adottato soluzioni software a supporto della gestione documentale attuando una strategia di miglioramento continuo che ha portato a creare, trasmettere e distribuire agli stakeholder dell’azienda (dipendenti, clienti e fornitori) documenti elettronici in formato PDF grazie all’utilizzo di Adobe Acrobat. In particolare, nell’ambito delle Risorse Umane, dal 2006 viene realizzato il modulo per la gestione del ruolo professionale, dal 2008 il modulo per il rimborso spese, dagli inizi del 2009 il cedolino paga elettronico, oltre ai moduli per la richiesta di rilascio procura speciale e quelli di trasferimento di unità organizzativa. In passato, la gestione del cedolino paghe prevedeva una procedura solo parzialmente automatizzata. Le stampe dei cedolini per gli impiegati venivano inviate a circa venti punti di smistamento per le aree geografiche di competenza, dove venivano piegati e imbustati manualmente e, successivamente, distribuiti agli impiegati. Questo lavoro di routine impiegava circa una trentina di persone per un giorno al mese. Oggi il cedolino elettronico incrocia anagrafica, prestazione e parametri della contrattualizzazione presenti nel sistema gestionale di Sirti e viene distribuito telematicamente in formato Adobe PDF, graficamente personalizzato e di peso leggero. Altro documento afferente le Risorse Umane, realizzato con Adobe Acrobat è quello relativo alla Gestione del ruolo professionale, che contiene, per ciascun dipendente, la storia, le caratteristiche, l’incarico organizzativo. Il modulo raccoglie le informazioni (soggette ad autorizzazione) ed è a disposizione non solo di ciascun dipendente, ma anche della Direzione Risorse Umane. I moduli creati con Acrobat sono semplice da generare e possono essere protetti, a seconda delle necessità, con password e firme digitali. Il progetto ha coinvolto anche la Gestione degli ordini di acquisto da parte di Sirti che ammontano a circa 100mila l’anno e possono avere da 3 a oltre 50 pagine, allegati esclusi. Ora, i moduli per gli ordini vengono creati grazie ad Adobe Acrobat. Il sistema gestionale fornisce le informazioni (testata dell’ordine, note, clausole) che vengono associate alle condizioni; vengono definiti i termini dell’acquisto; il sistema smista l’ordine tramite avvisi via e-mail che avvertono gli utenti interessati che è necessaria una prima firma digitale di approvazione. Dopo la seconda firma di approvazione, il documento ritorna all’ufficio acquisti e viene inviato al fornitore. In questo modo il sistema tiene traccia di ogni cambiamento che il documento subisce e la sicurezza è garantita dalla firma digitale. Inoltre, Sirti intende estendere l’utilizzo della nuova soluzione software per semplificare il rapporto esistente con le agenzie di somministrazione lavoro presenti sul territorio italiano, con le quali collabora quotidianamente, creando file in formato Adobe PDF che le due parti (l’azienda e la società) possano scambiarsi e firmare, via e-mail, e non più in formato cartaceo.

I benefici

L’adozione di una soluzione software di gestione documentale ha permesso di migliorare la fluidità dei processi aziendali, agevolando lo scambio di informazioni e documenti tra le diverse sedi dell’azienda e semplificando il rapporto con clienti e fornitori. Grazie all’archiviazione digitale di ordini e documenti amministrativi è stato eliminato l’archivio cartaceo ed è conseguentemente diminuito il carico di lavoro sul personale addetto. L’approvazione dei documenti attraverso la firma dei responsabili, che deve essere apposta presso la sede di Milano, viene ora gestita in via telematica grazie alla firma digitale, con un notevole risparmio di tempo e con un aumento dell’efficienza complessiva dei processi.