Un sistema di Business Intelligence per monitorare le performance della funzione Ricerca&Sviluppo: il caso Novartis Vaccines

L'azienda

Novartis Vaccines & Diagnostics è una nuova divisione di Novartis, focalizzata sullo sviluppo di trattamenti e strumenti di prevenzione. La divisione ha due business units: Novartis Vaccines e Chiron. Novartis Vaccines & Diagnostics - tra i primi cinque produttori mondiali di vaccini e il secondo fornitore di vaccini influenzali - con i due siti di Siena e Rosia dove operano oltre 1.500 collaboratori, è un’azienda biotecnologica impegnata nel settore dei vaccini. I prodotti di Novartis Vaccines & Diagnostics includono, tra gli altri, vaccini contro il meningococco, vaccini pediatrici e vaccini per il viaggiatore destinati ad oltre 115 mercati di tutto il mondo.

L'applicazione

La Divisione Vaccines & Diagnostics di Novartis Italia ha realizzato in collaborazione con il Gruppo Consulenza Innovazione (GCI), business partner SAP, il progetto ClinTrack Opera con il duplice obiettivo di migliorare la rapidità di elaborazione dei report e di ampliare l’insieme dei dati disponibili riguardanti le analisi di pianificazione, di monitoraggio e di consuntivazione degli studi clinici. In particolare, Novartis Vaccines ha proceduto da gennaio 2011 al completo rinnovamento e all’evoluzione del proprio sistema di Business Intelligence con l’implementazione di SAP BusinessObjects. L’attuale architettura di Business Intelligence è stata adattata alle specifiche esigenze di Novartis Vaccines per la condivisione delle informazioni fra le differenti e molteplici aree aziendali. Grazie al nuovo Reporting layer è ora possibile l’estrazione dei dati provenienti dal database globale degli studi clinici  alimentando un unico flusso informativo disponibile per tutte le funzioni che si devono avvicinare all’analisi delle informazioni dall’area Sviluppo. Molteplici sono le funzioni fruitrici delle informazioni: citiamo fra le piu’ salienti le Risorse Umane, il Project Management, la Direzione Finanziaria, le Clinical Operations. Grazie al nuovo applicativo di Business Intelligence, ciascun utente accede attraverso un’interfaccia Web ad un Portale globale di reportistica in tempo reale e può visualizzare autonomamente i report per monitorare gli indicatori di performance delle aree aziendali di competenza. In particolare, il nuovo software di Business Intelligence permette di disporre durante l’intero corso del  progetto di sviluppo di un nuovo Vaccino di un numero di informazioni maggiori e dettagliate grazie alla realizzazione di nuovi report che  rispondeno in modo adeguato all’esigenza di interrogare il database in modo incrociato per fornire sia alle funzioni manageriali che alle divisioni piu’ operative i dati necessari per prendere decisioni ed al contempo eseguire compiti operativi.. Ad esempio, la funzione Ricerca e Sviluppo utilizza il nuovo applicativo per verificare informazioni storiche riguardanti Medici ed Investigatori utilizzati in passato con peculiari aree di know how e per verificare la loro disponibilita’ per futuri studi clinici da pianificare nell’arco dei mesi successivi con la possibilità di scegliere quelli più idonei in base alla loro specializzazione e agli  studi clinici effettuati in passato. Inoltre, il Project Management è in grado di monitorare in tempo reale ciascun studio clinico in corso  per valutare in base alla stato di avanzamento se lo studio è in linea con quanto pianificato. Inoltre, è possibile per tutte le Funzioni di Servizio attingere a report dedicati per condurre analisi e programmazione degli studi clinici  al fine di  distribuire il carico della forza lavoro.  La funzione Finanza grazie al nuovo applicativo ed in base ad un insieme di parametri estrapolabili da sistema relativi ad ogni singolo studio clinico è ora in grado di  redigere i budget mensili/trimestrali e annuali. il Management di Novartis Vaccines grazie al nuovo software di Business Intelligence è ora in grado di definire gli indicatori chiave di performance (KPI) per ciascuna area monitorandone in automatico l’andamento al fine di continuamente migliorarne le performance.

I benefici

Il nuovo sistema di Business Intelligence ha consentito a Novartis Vaccines di dotarsi di uno strumento che favorisca la condivisione e fruizione dei dati presenti nel database globale dell’azienda per l’analisi ed il controllo delle diverse fasi di ciascuno studio clinico. Particolarmente importante è la maggior velocità di elaborazione dei report, con una riduzione del 78% del tempo di elaborazione rispetto alla situazione precedente all’adozione del nuovo applicativo di Business Intelligence. In tal modo, grazie a nuovi report disponibili in poco tempo, Novartis Vaccines è in grado di misurare le performance di tutte le funzioni e processi convolti nello Sviluppo di nuovi Vaccini, allo scopo di allocare correttamente le risorse a ciascun progetto, massimizzando la produttività dei propri investimenti.