Il comprensorio sciistico Monterosa è connesso: gestione automatica dei magazzini, degli skipass e dei soccorsi

L’azienda
Monterosa SpA opera nel settore impianti a fune, gestisce un comprensorio sciistico in inverno, e per passeggiate e alpinismo in estate.
Ha 79 dipendenti fissi a tempo indeterminato, che in inverno arrivano a 230.
Il fatturato annuale derivato dalla vendita dei trasporti di viaggio € 17.400.000.
La Monterosa SpA opera nelle Valli di Ayas e nello specifico nelle località di Champoluc-Frachey, Antagnod, Estoul-Brusson, in Valle di Gressoney con le località di Gressoney-Saint-Jean e Gressoney-La-Trinité, in Valle di Champorcher con l’omonima località di Champorcher.
Il comprensorio a livello di brand è il Monterosa Ski, che include anche la Valsesia con le località di Alagna e Mera, ma queste ultime sono gestite a livello aziendale da un’altra società, la Monterosa 2000 SpA.

L’esigenza
La necessità aziendale che ha portato alla scelta di creare ‘Procedura Web’ è derivato principalmente dalla gestione del reparto magazzino. Essendo l’azienda dislocata su un territorio molto ampio, con lo stesso reparto in più punti diversi e lontani, era molto complicato aggiornare in tempo reale i dati relativi alla fruizione dei magazzini.
L’obiettivo di questa procedura è avere tutti i dati aziendali facilmente accessibili in real time. I dati vengono visualizzati su un cruscotto dove si trovano tutte le informazioni importanti e utili per guidare e gestire l’azienda.
Si è partiti con una procedura legata al reparto magazzino con le funzioni di carico/scarico e gestione articoli.

Il sistema Procedura Web
Il sistema, sempre connesso e consultabile da tutti i dipendenti dell’azienda che possiedono le credenziali di accesso, permette di gestire diverse procedure aziendali. I dati inseriti vengono immediatamente elaborati dal sistema e visualizzati su una dashboard.
Questa nuova gestione completamente automatica ha permesso di ottimizzare i servizi più classici come, ad esempio, la gestione degli ordini: viene spedita telematicamente una richiesta d’acquisto, viene eseguita la successiva domanda di offerta dell’ufficio acquisti, viene scelta l’offerta migliore e viene confermata la spedizione d’ordine. Tutti processi disponibili online e a portata di click. Diversamente da quanto accadeva in passato, in cui le richieste erano cartacee e venivano spedite via posta tradizionale o via fax.
La struttura è stata poi collegata al sistema di biglietteria gestito dall’azienda regionale “Siski”: ogni cassiera compila la propria scheda ogni sera e il dato viene inserito nella procedura web. Questo è utile per recuperare a posteriori tutti i dati delle vendite (passaggi, primi ingressi, incassi) e permette la redazione di un file di reportistica dettagliato.

Ulteriori servizi di gestione
CALCOLO RIPARTI
L’ultimo passo dell’implementazione è stato dedicato ai ricavi da ripartire tra le due società che gestiscono gli impianti del comprensorio Monterosa Ski: Monterosa SPA e Monterosa 2000 SPA. Prima i calcoli di riparto venivano fatti a ‘mano’, mentre con Procedura Web è possibile farlo in tempo reale su ogni singolo biglietto. In base ai passaggi e al valore di ogni impianto, si sa quanto una società deve all’altra o viceversa. Questo sistema ha snellito fortemente tutte le procedure di calcolo, che prima erano molto macchinose e impegnative.
RAPPORTINI CANTIERE
Tutte le sere i responsabili di servizio, per ogni cantiere, quantificano le ore dei dipendenti e le ore dei mezzi utilizzati. Ogni responsabile compila un rapporto online di fine giornata in cui vengono indicati i nomi dei dipendenti, i materiali e i mezzi usati. In questo modo per la società è facile e immediato calcolare il costo e l’uso dei singoli cantieri. Di conseguenza, questo strumento automatico permette all’azienda di ottimizzare gli interventi per la gestione razionale di tutte le risorse.
SOCCORSI
La società ha voluto investire sull’ottimizzazione anche dei servizi di soccorso.  
Il responsabile della pista sciistica (pisteur) presta il soccorso immediato e annota i dati importanti su un supporto cartaceo (identità persona soccorsa, luogo dell’incidente, situazione medica).  
Il pisteur porta a valle il ferito e inserisce tutti i dati del soccorso su un tablet, allegando le foto della documentazione cartacea. Se la persona soccorsa non è assicurata con la polizza del comprensorio, dovrà pagare direttamente il servizio. Se la persona ha stipulato la polizza con l’acquisto dello skipass ha diritto al soccorso gratuito, anche con l’elisoccorso.
La compagnia assicurativa ha accesso automatico al database (solo ai dati che le competono) e attiva prontamente la pratica di rimborso. Nessun dipendente, quindi, deve più scannerizzare i rapporti cartacei e mandarli via fax all’assicurazione.
A breve sarà possibile anche utilizzare un sistema di geolocalizzazione degli interventi. Questo permetterà alla società di capire se ci siano zone del comprensorio in cui ci si verificano maggiori incidenti. Si potranno così eventualmente fare degli interventi strutturali (terreno, reti, altro) se la causa degli incidenti è legata a un luogo più pericoloso di altri (formazione di ghiaccio, terreno sconnesso, presenza di ostacoli, ecc.).
MANUTENZIONE MEZZI E GATTI DELLE NEVI
Il gatto delle nevi ha un’attività di manutenzione legata alla propria garanzia. La casa fornitrice dice che ogni tot ore bisogna fare una manutenzione piuttosto che un’altra. La procedura serve per gestire in automatico tutte le schede di manutenzione: pezzi di ricambio, attività e operai che ci hanno lavorato, con i relativi costi.
UFFICIO TECNICO
Il sistema cartografico è stato implementato nella piattaforma online, così da avere in maniera semplice e immediata tutti i dati dei proprietari dei terreni attraversati dagli impianti e su cui passano le piste.
QUESTIONARIO DI GRADIMENTO
Da tre 3 anni si svolgono questionari di gradimento sul comprensorio, in estate e in inverno. I questionari vengono compilati direttamente su tablet e, tramite la Procedura Web, i risultati vengono archiviati e analizzati in automatico.
FATTURE
Il prossimo step di sviluppo di ‘Procedura web’ è dedicato alle fatture elettroniche che da gennaio 2019 saranno obbligatorie. Il sistema si interfaccerà in maniera automatica al programma della gestione documentale (Arxivar). Il fornitore manderà la fattura su Arxivar, che la metterà in automatico nel sistema. Una volta approvata la fattura, verrà caricata dall’amministrazione sul suo sistema di contabilità. Tutti i passaggi saranno automatici e non ci sarà più la necessità del supporto cartaceo.

Benefici
Il sistema è stato sviluppato e impiegato a partire dal 2008 con le funzionalità legate al magazzino. Da allora lo sviluppo è costantemente in crescita. Tutta la procedura è interna all’azienda, senza costi aggiuntivi. Una volta che la procedura sarà terminata, l’azienda non dovrà “dipendere” da fornitori esterni.
Il sistema in questi anni ha portato a un ingente risparmio nei costi di gestione e ha permesso di effettuare scelte commerciali basate sui dati reali. Inoltre, la condivisione dei dati in azienda è importante per creare un gruppo coeso di lavoro, in cui ogni dipendente si sente parte dell’azienda.