La digitalizzazione delle cartelle cliniche

L’idea in breve
Il progetto riguarda la gestione delle cartelle cliniche elettroniche, conformemente al GDPR, e la loro conservazione a norma. Ovvero la dematerializzazione del processo che produce questa documentazione gestendo le informazioni in maniera nativamente digitale.

Puntare sulla semplicità
“Abbiamo creato delle interfacce in grado di inserire automaticamente nell’archivio documentale tutte le informazioni dei pazienti – spiega Marco Russo, responsabile IT della Fondazione. - Abbiamo cercato di rendere questo strumento il più semplice in assoluto così che i dottori, e tutto il personale, siano incentivati ad utilizzarlo: basta che un medico compili una normale scheda clinica, firmi, ed eventualmente richieda la firma del paziente sulla tavoletta digitale, e il sistema compila automaticamente il profilo documentale da archiviare”.

La tecnica
Il progetto, basato sulla piattaforma ARXivar sviluppata da Able Tech e realizzato da DISC S.p.A. (system integrator e software house di Bergamo, partner certificato di Able Tech) , semplifica le attività di creazione e archiviazione di dati e documenti, raccogliendoli in un sistema documentale centrale che consente una fruizione del dato in tempo reale, evitando il dispendioso processo di ricerca dei documenti in sistemi diversi (o addirittura in archivi cartacei) in vigore  precedentemente, con evidenti vantaggi in termini di efficienza e produttività.
La soluzione sfrutta l’anagrafica pazienti già esistente e permette di abbinarvi i referti medici: essi vengono compilati direttamente in ARXivar utilizzando dei modelli creati appositamente, oppure vengono acquisiti da documenti cartacei preesistenti sottoposti a digitalizzazione; viene inoltre gestita digitalmente anche la documentazione accessoria. I documenti vengono firmati, sempre digitalmente, dal personale medico e viene raccolto il consenso al trattamento dei dati con firma grafometrica, il tutto in ottemperanza al GDPR e sempre senza passare attraverso la carta.  L’accesso ai documenti viene gestito attraverso un sistema di permessi assegnati per gruppi di utenti e classi documentali. Le cartelle cliniche vengono poi sottoposte a conservazione elettronica a norma.

Benefici
Il progetto non si è limitato alla dematerializzazione, con i conseguenti benefici legati al risparmio di carta e spazio in archivio: ha comportato anche un significativo miglioramento dei processi aziendali, rendendoli più fluidi e rapidi, riducendo i tempi necessari all’espletamento delle diverse attività. L’immediato accesso al dato, infatti, consente a tutte le funzioni aziendali di semplificare e accelerare il proprio lavoro. “L’esempio classico è il nostro reparto comunicazione. Per poter essere intervistato, un paziente, deve prima firmare il consenso, al trattamento dei dati. Questo avviene la prima volta che viene da noi. In caso di comunicazioni di tipo istituzionale, possono essere divulgate immagini di pazienti: è estremamente importante che in queste occasioni si proceda in conformità con il tipo di consenso concesso, onde evitare di ledere la privacy e i diritti dei pazienti, ma altrettanto importante è poter accedere al dato in tempi utili e con un minimo dispendio di energie: oggi questa informazione diventa immediatamente fruibile” dichiara Marco Russo.

L’azienda
Fondazione CNAO (Centro Nazionale di Adroterapia Oncologica) è l'unico centro in Italia, istituito dal Ministero della Salute, per il trattamento di tumori radioresistenti e tumori inoperabili mediante l'impiego di ioni carbonio e protoni (adroterapia). L'adroterapia permette di colpire il tumore con estrema precisione preservando i tessuti sani circostanti.