Un sistema di gestione documentale per migliorare l’integrazione tra i processi aziendali: il caso Costruzioni Aeronautiche Bertola C.A.B.

L’azienda

C.A.B. Costruzioni Aeronautiche Bertola è stata fondata nel 1987 opera nel settore della costruzione di componenti per il settore aeronautico ed ha sede a Marcon, nell’entroterra veneziano. Nei primi anni di esistenza, l’azienda costruiva attrezzamenti di supporto a terra ed eseguiva il montaggio sottogruppi ed assiemi. Negli ultimi anni, C.A.B. ha esteso la propria attività alla produzione di particolari aeronautici, macchinati e lamierati, ed all’assemblaggio di sottogruppi ed assiemi strutturali sia nel mercato italiano che estero, per il comparto civile e militare.

L’applicazione

La crescita della capacità produttive è stata costantemente accompagnata da interventi organizzativi e procedurali che hanno dotato la società di un’efficace struttura in grado di pianificare, programmare, gestire e controllare tutte le attività produttive attraverso il supporto di un sistema ERP. C.A.B. aveva l’esigenza di implementare un valido sistema di archiviazione della documentazione relativa alle commesse di lavoro, ai certificati inerenti il sistema qualità e ai documenti amministrativi e fiscali. Tutti i documenti relativi ai cicli di lavorazione dovevano essere facilmente rintracciabili anche tramite il numero della commessa di appartenenza, presente sugli stessi in forma di codice a barre. La soluzione proposta è stata quella di abbinare le funzionalità della stampante multifunzione Canon iR ADVANCE C5030i alla piattaforma documentale Canon Therefore, che con la versione Workgroup Edition consente il collegamento nominale per 5 utenti.  Il sistema documentale Asigroup, Canon Business Center di Mogliano Veneto, ha approcciato la fase di analisi del processo, proponendo l’implementazione di un nuovo flusso di lavoro, con un sistema completo di prodotti hardware, software e servizi a supporto. La parte di acquisizione dei documenti cartacei, valutabile in circa 25-30 mila pagine/anno, viene gestita dal sistema di stampa  iR ADVANCE C5030i, sul quale sono stati creati dei flussi di lavoro personalizzati per la scansione e l’invio delle diverse tipologie di documenti,  ad altrettante cartelle condivise su server. Tramite il modulo Capture di Therefore, opportunamente configurato, i documenti scansiti vengono prelevati, indicizzati ed inviati alle categorie di appartenenza. Creando un’integrazione con il database del sistema gestionale è stato possibile automatizzare alcuni flussi grazie a funzionalità come la  lettura di un barcode presente su alcune tipologie di documenti cartacei. Per alcuni documenti relativi ai cicli di lavorazione è stata inoltre prevista la conversione, in fase di archiviazione, in PDF ricercabile, in modo da permettere la ricerca full-text all’interno degli stessi; in tal modo anche la ricerca in base a codice o descrizione di articoli specifici, contenuti nei documenti, viene messa a disposizione del personale tecnico.

I benefici

Il nuovo sistema di gestione documentale consente la dematerializzazione di tutti documenti cartacei non fiscali relativi alle commesse lavorate, e una semplice e rapida ricerca delle informazioni di pertinenza dei vari reparti, tecnico e amministrativo, in conformità alle certificazioni di qualità aziendali.

La completezza della soluzione Canon, costituta da hardware, software e servizi ha permesso al cliente di operare secondo modalità più produttive ed efficaci, nello svolgimento delle attività quotidiane, ottenendo anche un sensibile contenimento dei costi.

Per CAB archiviare con Therefore significa destinare ogni singolo documento nella propria categoria, ma anche permetterne una ricerca facilitata per tipo di commessa, che pertanto risulta ricostruibile con tutti i documenti che l’hanno accompagnata: tecnici, amministrativi, di conformità. Il “Pdf ricercabile” estende poi l’utilità dell’archivio al personale tecnico, che quindi può trovare le specifiche esatte per quel tipo di commessa, non deducibile soltanto dalla componentistica presumibilmente utilizzata.