2C SOLUTION: «COSI’ CON DATALAB E SAP Business One ABBIAMO RIDOTTO TEMPI E COSTI: ORA POSSIAMO PENSARE DI ESPANDERCI ALL’ESTERO»

L’Azienda
2C Solution è una software house, nata nel 2005, che oggi ha 23 dipendenti. La sua mission: aiutare le aziende a eliminare la carta. Certificata AGID, si occupa di gestione documentale e conservazione a norma e di tutti quei processi legati alla digital transformation. Il fatturato del 2017 ha superato i due milioni di euro. Ha implementato la soluzione Soluzione SAP Business One con Datalab automatizzando i processi aziendali.  

La molla di partenza - step 1
«Avevamo un software gestionale ormai inadatto per gestire la quantità di documenti e processi di fatturazione complessi come i nostri. Oggi abbiamo 120 mila clienti. Cercavamo una soluzione per gestire in modo innovativo ordini, contratti, scadenze e fatturazione. Grazie a Datalab abbiamo implementato la Soluzione SAP Business One. E’ un sistema di gestione aziendale completo, flessibile, affidabile, internazionale (il nostro obiettivo è di espanderci all’estero). Con la soluzione di fattura elettronica integrata in SAP abbiamo automatizzato tutto il processo di invio e ricezione fatture. Con numerosi vantaggi» ha spiegato l’amministratore Davide Coletto. «Eravamo impauriti, pensando che un SAP fosse troppo costoso per noi, ma abbiamo scoperto con piacere che in realtà non è così ed anche PMI come la nostra possono permetterselo».
L’innovazione – step 2
La nuova normativa sulla fatturazione elettronica obbligherà le aziende a scambiarsi fatture elettroniche a partire dal primo luglio 2018 per le operazioni di acquisto e cessione di carburante, per tutte le P.Iva dal primo gennaio 2019. «Abbiamo deciso di non aspettare la scadenza della normativa e di anticipare i tempi, integrando da subito la soluzione SAP Business One con il nostri sistemi accreditati presso AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) di trasmissione e conservazione fatture. L’azienda invece di mandare il classico Pdf manda un file Xml, riconosciuto dallo Stato, che può essere importato direttamente sul software gestionale del cliente.  La fattura elettronica certifica la transazione e la ricezione da parte del cliente. Abbiamo così chiesto a tutti i fornitori di mandarci fatture elettroniche: dal momento che le riceviamo il sistema SAP importa la fattura e fa la registrazione automatica della fattura fornitore. In un paio di mesi il progetto è stato messo a punto grazie alla consulenza di Datalab».

Numerosi i benefici
I benefici: con l’aumentare dei clienti, non sono aumentate le persone coinvolte nell’amministrazione per gestirli. «Con una sola persona in amministrazione, grazie a SAP Business One, oggi gestiamo la fatturazione su 120 mila clienti. Si evita il data entry manuale delle fatture abbattendo le possibilità di errore. C’è di più: il tempo della registrazione delle fatture è passato da 2/3 giorni a pochi minuti. Il tempo di attivazione di un cliente (dalla conferma di un ordine alla messa in produzione) è stato ridotto del 70%. Abbiamo ridotto la carta come da nostro core business.
Non stampiamo più le fatture fornitori che vanno automaticamente in conservazione a norma.
Tutta la parte di invio delle fatture al commercialista esterno è stata completamente automatizzata il che vuol dire per noi non andare dal commercialista una volta al mese con tutte le fatture, riducendo quindi anche i tempi e i costi del commercialista, che non deve fare più a sua volta la parte di data entry”.
«Tutto questo ci ha inoltre permesso di creare, come software house, un prodotto che integra la parte che noi abbiamo sviluppato per la trasmissione della fattura, ricezione e conservazione a norma con la parte di Sap Business One che genera e registra automaticamente le fatture:  un prodotto nuovo, da proporre e rivendere a tutti i clienti Datalab che operano in ambiente Sap. Risultato: rientro dell’investimento e possibilità di guadagno» aggiunge Coletto.

Consiglio agli imprenditori
«Non fatevi spaventare dal cambiamento. Le aziende cercando di evitare la trasformazione digitale ma ormai è inevitabile. Automatizzando tutti i processi, i vantaggi sono enormi. Si recupera tempo per attività a maggior valore aggiunto e si impara a valutare l’azienda tenendo sotto controllo i dati».