Un sistema ERP scalabile in grado di supportare un’ azienda in crescita: il caso Subito.it

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Subito.it, con più di 5 milioni di visitatori unici mensili e oltre 4 milioni di annunci differenziati per categorie merceologiche e localizzazione geografica, è il sito Web di annunci “compra e vendi” più visitato in Italia. Obiettivo del sito è aiutare i propri utenti a concludere un buon affare in modo semplice e sicuro, semplificando tutte le fasi che precedono la trattativa e l’incontro tra compratore e venditore. L’azienda si avvale di un team di 35 persone e ha un volume di affari importante e in forte crescita.  Subito.it offre ai propri clienti un portafoglio di servizi, alcuni gratuiti altri a pagamento, accessibili attraverso il portale, attorno a cui ruota tutta l’attività dell’azienda. Questa non dispone di una propria infrastruttura server interna e il portale Web è ospitato all’interno di un data center. Il progetto di scelta e introduzione del sistema spinge l’introduzione di funzionalità di CRM, analitiche e operative. Realizzata una copertura dei processi aziendali che iniziano con la vendita dei prodotti, il sistema gestionale è successivamente affiancato da un datawarehouse, con funzionalità di analisi intelligente dei dati in grado di ottimizzare le attività di pre-vendita, dal contatto con un potenziale cliente (lead generation) fino alla relativa acquisizione. Il sistema ERP, integrato con il portale, è oggi risorsa chiave dell’azienda ed aiuta il personale dell’azienda dall’individuazione di una opportunità di business fino alla relativa fatturazione. Essenziale per il successo del progetto è stata la scelta di una piattaforma che, per caratteristiche del software ERP e per configurazione dell’infrastruttura IT, si è dimostrata estremamente adattabile ad accompagnare la crescita dell’azienda sia in termini di volume di affari che di sviluppo di nuovi servizi. Il processo di evoluzione del gestionale, come il business di Subito.it, prosegue, anche cercando di cogliere le opportunità offerte dalle tecnologie. E’ oggi disponibile e, d’interesse da parte di Subito.it, una nuova tecnologia denominata SAP HANA (High-Performance Analytic Appliance), che promette di accelerare la velocità di accesso ai dati nelle operazioni del sistema gestionale, grazie ad una nuova modalità di registrazione dei dati non unicamente nella memoria di massa dei database gestionale ERP prende avvio nel 2009, per soddisfare inizialmente l’esigenza di automazione degli adempimenti amministrativi di contabilità e reportistica dell’azienda. All’inizio il numero previsto di utenti del sistema è estremamente contenuto. Tuttavia il crescente volume di affari generato da un numero di transazioni operate attraverso il portale elevatissimo suggerisce la necessità di investire in una soluzione software in grado di crescere in parallelo all’evoluzione dell’azienda. L’azienda sceglie il sistema ERP SAP Business One, proposto da CAP Solutions. Così come per il portale, anche il sistema ERP viene ospitato presso un data center, in gestione da parte di CAP Evolutive IT, inizialmente con un server fisico dedicato e successivamente, ricorrendo a tecnologie di virtualizzazione, installato su più macchine virtuali. Il sistema ERP è operativo in breve tempo dopo l’avvio del progetto, nel 2009, nella configurazione standard. Le caratteristiche del software scelto, una soluzione ERP internazionale, e la configurazione dell’infrastruttura IT permettono un’evoluzione flessibile e graduale della soluzione stessa. Il sistema viene quindi personalizzato ed esteso, sia attraverso customizzazione che realizzando
veri e propri add-on, andando a coprire aree di attività quali l’integrazione con nuovi sistemi di pagamento (PayPal), il monitoraggio e controllo delle transazioni del portale, il flusso di attività connesso alla gestione della pubblicità. La stessa disponibilità di nuove informazioni relazionali, ma anche nella memoria RAM ad accesso rapido. Questa tecnologia garantirebbe un’accelerazione nella velocità d’interrogazione di un fattore 100, nonché la possibilità di effettuare operazioni in real time e ricerche anche in modalità “full text”, aprendo di fatto nuove opportunità di elaborazione intelligente dei dati. Per un’azienda che fa dell’immediatezza del servizio una chiave di successo, la velocità nella gestione dei dati è strategica.