Un sistema di gestione documentale per migliorare l’efficacia del servizio post-vendita: il caso Novastilmec

L'azienda

Novastilmec - conosciuta da oltre 30 anni in più di 20 paesi nel mondo con circa 450 installazioni realizzate - è un'azienda della provincia di Lecco che si occupa della produzione di impianti di trattamento, trasformazione e lavorazione della lamiera. Attualmente l’azienda dispone di due sedi produttive, una a Garbagnate Monastero e l’altra a Renate, per un totale di oltre 6.000 metri quadrati di area di assemblaggio e collaudo. Grazie al lavoro di circa 55 dipendenti, Novastilmec ha raggiunto un fatturato 2010 di oltre 20 milioni di euro.

L'applicazione

Per supportare la crescita degli ultimi anni e, nel contempo, l’aumentata complessità dei processi aziendali, Novastilmec in collaborazione con Agomir, business partner IBM, ha intrapreso un progetto sviluppato in circa un anno per l’adozione del nuova sistema gestionale InteGRa, su piattaforma IBM, per organizzare il patrimonio informativo presente nei vari reparti aziendali. In particolare, Novastilmec ha integrato il modulo specifico per la gestione dei servizi post vendita in grado di tracciare le operazioni svolte sugli impianti consegnati ai clienti. La gestione del processo di installazione/manutenzione/assistenza after sale, prima effettuato manualmente da un addetto, inizia dal momento del trasporto e della consegna dell’impianto al cliente ed implica il montaggio e il collaudo, che richiede in media tre mesi, oltre al successivo sviluppo dell’impianto per la vita utile residua, mediamente pari circa 20 anni. Grazie ad InteGRa, è disponibile un archivio interattivo all’interno del quale sono presenti tutte le macchine in manutenzione, con gli interventi fatti divisi per tipologia, le schede tecniche, la certificazione di collaudo, i parametri di set up. Per ciascun impianto, inoltre, sono disponibili i dati contabili, che vengono sintetizzati in un prospetto aggiornato dei costi e dei ricavi di commessa. Ora, tramite login e password, gli addetti di Novastilmec possono accedere all’area relativa ai macchinari installati ed effettuare una ricerca rapida per cliente, con la possibilità di visualizzare lo storico delle macchine installate, sia da un punto di vista tecnico che contabili, con informazioni dettagliate sulla pianificazione della manutenzione ordinaria e straordinaria. Se in precedenza la manutenzione veniva gestita attraverso documentazione cartacea, complessa da tracciare e conservare ora l’esecuzione di ciascun controllo o riparazione viene tracciata in automatico in formato digitale registrandone la data, allegando il risultato delle ispezioni, le eventuali annotazioni ed associando i corrispondenti documenti amministrativi.

I benefici

Grazie al nuovo sistema di gestione documentale, le attività di manutenzione svolte in garanzia o a pagamento sugli impianti installati presso i clienti di Novastilmec vengono tracciate all’interno del sistema: in tal modo è possibile anche in caso di sostituzione del personale addetto tutelare il patrimonio informativo dell’azienda con un minor rischio di perdita delle informazioni nel tempo. L’introduzione del nuovo applicativo a supporto della manutenzione ha permesso a Novastilmec di introdurre controlli precisi e sistematici sia da un punto di vista tecnico che economico con un miglioramento in termini di efficacia e di efficienza del servizio reso al cliente. Inoltre, la gestione automatizzata e integrata del flusso documentale su piattaforma IBM ha permesso all’azienda della provincia di Lecco di ridurre i costi legati all’utilizzo della carta.