Un sistema di gestione delle newsletter per migliorare l’efficacia della comunicazione aziendale: il caso ANCIS

L'azienda

ANCIS Associazione nasce nel 1992 a Milano promossa da associazioni di Confindustria con l'obiettivo di erogare formazione sui sistemi di gestione aziendale (qualità,  ambiente ecc…) e di certificare sistemi di gestione, il tutto nel comparto dei servizi (IT, trasporti, servizi in appalto, edilizia e impiantistica, formazione, ecc.). Nel 1996 ANCIS è accreditata SINCERT (ora ACCREDIA) per la certificazione di sistemi  qualità ISO 9001 e nel 2001 per la certificazione di sistemi ambientali ISO 14001. Dal 2009 le attività di certificazione passano ad ANCIS Srl e ANCIS Associazione prosegue la formazione; la modifica non comporta alcuna variazione di organizzazione e personale. ANCIS Srl è accreditata nel settembre 2011 per la certificazione di sistemi di gestione per la salute e sicurezza nei luoghi di lavoro BS OHSAS 18001. Ambedue le organizzazioni operano a livello nazionale e i rispettivi clienti appartengono sia al settore pubblico sia al settore privato.

L'applicazione

Le due ANCIS si sono dotate a luglio 2011 di un'applicazione informatica interamente costruita su piattaforma Lotus Domino IBM per la gestione delle comunicazioni di email marketing: @ttivaintellingence (CreatorMail Italia); i moduli in uso sono @ttivaMail (creazione e invio), @ttivaMail Plus (motore statistico dei risultati) e @ttivaEventi (gestione integrata di eventi, corsi, seminari ecc…). L'applicazione, in licenza d'uso, è utilizzata via internet in modalità SaaS. Il progetto prevede una prima fase di lancio delle rispettive Newsletter con approfondimenti sui sistemi di gestione in generale (formazione) e in particolare (certificazione) e tematiche extra attività ANCIS per diversificare la lettura e inserire elementi di aspettativa/fidelizzazione nei lettori (ad es. "Pillole di salute"). L'obiettivo del progetto, nato per innovare la comunicazione esterna si è esteso alla gestione dell'anagrafica che l'applicazione gestisce in modo razionale e user friendly. Pensato inizialmente per la comunicazione marketing oriented, l’utilizzo del database verrà esteso anche per la comunicazione interna e con i clienti. Una delle motivazioni che ha spinto ANCIS ad adottare l'applicazione risiede nella convinzione di proseguire i percorsi di adeguamento della comunicazione in senso lato, già passata dalla progressiva abolizione dei documenti cartacei alla gestione 'elettronica' (corrispondenza e archiviazione), per adottare successivamente applicativi che integrino la gestione delle anagrafiche con la restituzione di dati da analizzare e contestualizzare affinché siano la base per piani di comunicazione efficaci e efficienti. L'applicazione consente poi di organizzare campagne (invii) non solo di marketing, ma anche di pubbliche relazioni, comunicazione interna e gruppi di lavoro e di averne un controllo e una visione integrata. Le analisi dei click, degli errori e le statistiche sul grado di coinvolgimento complessivo di ogni singolo destinatario delle nostre iniziative, sono un grande aiuto a tutti i livelli dell'organizzazione: segretariale per l'aggiornamento del data base, commerciale/marketing per azioni mirate e governo dei contatti, direzionale per la strategia.

I benefici

I risultati del progetto potranno essere valutati più avanti, ma sicuramente i primi benefici sono già evidenti: contatti per ospitare publiredazionali nella Newsletter, visibilità per i collaboratori con la pubblicazione di articoli, cessazione dell'utilizzo del programma di posta elettronica per “comunicazioni artigianali” con le conseguenze che esse avevano in termini di tempi, gestione indirizzi, errori di invio, reinvii ecc. ANCIS Associazione ha attualmente effettuato 3 invii: 1 annuncio e 2 Newsletter. I risultati sono molto positivi sia in termini di accuratezza del database sia come partecipazione degli utenti con un tasso di apertura e click sul testo dell’email oltre il 30%. Parallelamente, gli errori di invio e le richieste di cancellazione dalla newsletter sono stati rispettivamente mediamente inferiori al 2% e all’1%.