Un software di gestione documentale per automatizzare il sistema di protocollo informatico e il ciclo passivo: il caso Publiacqua

L'AZIENDA

Publiacqua è una società nata nel 2000 per iniziativa dei comuni in cui l’azienda esercita la propria attività, affidataria dal 2002 della gestione del servizio idrico per 370.000 utenze, corrispondenti a circa 1.277.000 abitanti delle province di Firenze, Prato, Pistoia e parte di Arezzo. Gestisce una rete di 7.000 Km di acquedotto, una rete di 4.200 Km di fognatura, 241 impianti e 2 laboratori. In particolare Publiacqua si occupa della captazione, del trattamento, del convogliamento e della distribuzione di acqua potabile, relativamente sia ad acque di falda che superficiali. In tutto il territorio gestito, oltre alla distribuzione di acqua potabile, la società cura il collettamento delle acque reflue e la loro depurazione.

L'APPLICAZIONE

In collaborazione con Cosmic Blue Team (CBT), business partner IBM, Publiacqua ha adottato la piattaforma di gestione documentale denominata FileNet di IBM integrata con gli applicativi WebRainbow di CBT,  per migliorare e supportare l’archiviazione della documentazione de-strutturata. In particolare, il nuovo software gestionale consente di rendere disponibile una copia elettronica dei documenti cartacei inviati dai diversi stakeholder che collaborano e comunicano con l’azienda. Publiacqua, precedentemente all’implementazione del software, utilizzava un sistema custom sviluppato ad hoc basato su Lotus Notes, che risultava poco efficiente nella gestione dei documenti. Con l’introduzione della nuova soluzione, l’azienda ha attivato, in un primo momento, il procedimento di gestione documentale del protocollo informatico e successivamente l’automatizzazione del ciclo passivo delle fatture. Per quanto riguarda il servizio di protocollo informatico, il processo attuale di archiviazione delle informazioni segue il seguente iter: l’utente invia tramite posta ordinaria o, in alternativa, fax e PEC, la propria documentazione (reclami o informazioni da parte degli utenti, informazione da parte delle Pubbliche Amministrazioni, comunicazioni da Associazioni di Categoria, comunicazioni da parte dei fornitori, etc.), l’operatore di Publiacqua incaricato raccoglie i documenti e li protocolla con l’assegnazione di un numero progressivo, posizionando sul documento cartaceo un’etichetta con un codice a barre, e di seguito archivia la copia cartacea. Successivamente, l’addetto scansiona il materiale e lo inserisce a sistema, indirizzandolo nella specifica area di responsabilità. Il procedimento di automazione del ciclo passivo delle fatture segue un flusso parallelo a quello della protocollazione: in breve, l’operatore riceve la fattura cartacea, la scansiona e crea un file elettronico contenente le principali informazioni, la fattura cartacea è archiviata e i file elettronici sono inseriti a sistema. Publiacqua, seppur operando nel settore pubblico, non era obbligata ad utilizzare un protocollo informatico, ma tale attività risultava un’utile e concreta procedura di mappatura di tutte le informazioni destrutturate provenienti dagli stakeholder dell’impresa. I prossimi passi del progetto prevedono la creazione a sistema di una cartella cliente, contente tutta la documentazione relativa a ciascun utente in formato digitale, per migliorare le attività di customer relationship e successivamente il passaggio alla fatturazione elettronica. Non è stato raggiunto un punto di totale dematerializzazione dei documenti in quanto per il raggiungimento di tale obiettivo, il documento dovrebbe nascere elettronico ma grazie all’archiviazione elettronica ottenuta tramite il software FileNet si è diminuito, come primo passo, in maniera considerevole l’utilizzo della carta.

I BENEFICI

Lo sviluppo del nuovo sistema di gestione documentale ha permesso a Publiacqua di ottimizzare i propri processi, in particolare le attività di gestione dell’informazione e delle risorse umane. È stato possibile ridurre il personale dedicato a queste attività, riallocandolo in altre ad un maggior valore aggiunto: ora, ad esempio, si è verificato un passaggio da un Full Time Equivalent (FTE) da 3 a 1 per l’attività di protocollatura. Un aspetto positivo che Publiacqua si aspetta è la riduzione dei costi della gestione documentale, legati ad una drastica riduzione dell’utilizzo della carta e minori costi di gestione. Infine il nuovo software permette a tutti gli utenti di ottenere in modo più efficiente i documenti di cui necessitano, con una forte riduzione dei tempi di ricerca delle informazioni a favore di una maggior efficienza, assicurando un conseguente miglioramento delle performance aziendali.