Smart Working per Regione del Veneto

L’ente
Il progetto ‘Smart working’ è promosso dal Vice Presidente della Regione del Veneto, Gianluca Forcolin, e dall’assessore all'istruzione, alla formazione, al lavoro e pari opportunità, Elena Donazzan.
Nella veste di Vice Presidente della Regione, Forcolin svolge le funzioni vicarie in caso di assenza o impedimento del Presidente Luca Zaia (art. 52 dello Statuto del Veneto).
È referente per le materie: bilancio e controllo finanziario, finanze e tributi, rapporti con il credito, partecipazioni societarie, risorse umane, affari generali, demanio e patrimonio, sistema informatico ed e-government, semplificazione amministrativa, trasparenza, anticorruzione, affari legali e contenzioso, rapporti con gli enti locali, riordino funzioni di competenza regionale, funzioni metropolitane.
Elena Donazzan, Assessore all'istruzione, alla formazione, al lavoro e pari opportunità, è referente per le materie: politiche dell’istruzione, diritto allo studio, scuole paritarie, edilizia scolastica, programmazione della formazione professionale, programmi comunitari FSE, politiche per il lavoro, pari opportunità, Università e ricerca fondamentale con riferimento ai rapporti con le Università venete e gli Istituti di Ricerca nazionali e regionali, accordi di programma ai sensi del DM MISE 1 aprile 2015.

La Regione del Veneto con delibera n. 403 del 10 aprile 2018, ha approvato il protocollo d'intesa e la proposta progettuale per la realizzazione in forma aggregata del progetto VeLA e i rapporti tra gli i cinque Enti impegnati.

Cos’è lo smart working
Lo smart working, infatti, è un tema che assume oggi particolare rilievo, in quanto, in linea con la più recente normativa nazionale e con le indicazioni del Parlamento europeo, consente di agire su molteplici aspetti che interessano le diverse dimensioni del lavoro anche all’interno degli enti pubblici. Si tratta, in particolare, dell’organizzazione, dei costi di funzionamento e di gestione degli spazi, del work-life balance, dello sviluppo e diffusione dell’utilizzo delle tecnologie, dell’age-management. Tutti fattori che, se opportunamente combinati, contribuiscono alla crescita dell’efficienza, insieme all’aumento del benessere organizzativo.
Il lavoro agile induce, infatti, un vero e proprio cambio di paradigma, orientando le modalità di lavoro a un approccio per processi e a una misurazione della prestazione lavorativa non più basata sulla presenza fisica e oraria. L’intento è quello di stimolare il cambiamento strutturale del funzionamento della pubblica amministrazione, in una direzione di maggiore produttività del lavoro, maggiore efficacia dell’azione amministrativa, maggiore orientamento ai risultati, contenimento dei tempi e riduzione dei costi.

Il progetto VeLa
Il progetto VeLA (Veloce, Leggero, Agile: smart working per la PA) ha come obiettivo quello di trasferire agli enti la buona pratica di modalità di lavoro agile, già in uso presso la Provincia autonoma di Trento, che ha introdotto quattro differenti tipologie di lavoro a distanza (agile, mobile, domiciliare e da telecentro).
Un progetto finanziato con 700.000 euro dall'Ue nell'ambito del programma Open Comunity 2020.
Il soggetto capofila del progetto è la Regione Emilia Romagna, l’ente che lo cede è la Provincia Autonoma di Trento e gli altri partner sono le Regioni Friuli Venezia Giulia, Lazio, Piemonte, la Città Metropolitana e il Comune di Bologna, l’Unione Territoriale delle Valli e Dolomiti Friulane. Google partecipa in qualità di partner tecnologico, fornendo l’infrastruttura e i servizi che saranno messi a disposizione dei dipendenti per questa sperimentazione alternativa alla tradizionale presenza in ufficio.
L’obiettivo è migliorare l’efficienza della macchina amministrativa e la qualità dei servizi a cittadini e imprese grazie allo sviluppo dell’innovazione digitale e all’introduzione di nuove modalità organizzative. Questo contesto porterebbe di conseguenza a un abbattimento dei costi e dei tempi di lavoro dei dipendenti regionali.

Il kit del riuso
La Provincia autonoma di Trento ha avviato il proprio processo di diffusione delle modalità di lavoro agile, formando, in particolare, una graduatoria sulla base di quattro indicatori (distanza, esigenze personali/familiari, tele-lavorabilità dell’attività e aspetti organizzativi) per l’assegnazione di postazioni di lavoro presso il domicilio dei propri dipendenti.
Nell’ambito dell’attuazione del progetto, il trasferimento della buona pratica si contraddistingue per un approccio anch’esso agile e flessibile, grazie alla fornitura di un ‘kit del riuso’ composto di strumenti e metodologie semplici ed efficaci.
Tale kit del riuso, in primo luogo, include le linee guida per la definizione di soluzioni di tipo organizzativo, gestionale e infrastrutturale, finalizzate anche all’upgrading delle dotazioni ICT (Information and Communications Technology) presenti nei dipartimenti coinvolti. In secondo luogo, comprende elementi amministrativi a supporto dei soggetti responsabili di garantire la correttezza formale e sostanziale del cambiamento strutturale – consentendo di superare l’approccio più burocratico – verso un nuovo modo di concepire il lavoro.

Benefici
A partire da novembre 2018 una quindicina di dipendenti della Regione hanno sperimentato il lavoro agile nell’ambito del progetto VeLa.
Nella scelta dei futuri smart worker si è data la precedenza a quei collaboratori che, per motivi inerenti al loro incarico, esercitano attività che non richiedono costante presenza fisica in ufficio, come, ad esempio, chi gestisce e opera in ambito di progettazioni europee con impatto e relazioni costanti nel territorio, ma la validità del modello verrà testata anche su chi svolge attività amministrativa. Equipaggiati con zainetto, pc portatile e smartphone aziendale per essere sempre on line, prima di prendere servizio nel nuovo ruolo i lavoratori ‘agili’ devono sottoscrivere un accordo individuale con indicate le specificità concordate in base ai compiti da svolgere (come ad esempio eventuali necessità di presenza in sede).
Nelle giornate di Smart working i collaboratori sono esentati dalla timbratura del cartellino e dovranno svolgere l’attività lavorativa nella fascia oraria 7,30-19,30, oltre a segnalare la presenza in servizio tramite un’applicazione ad hoc. Negli accordi individuali sono indicati anche i luoghi ‘prevalenti’ dove possono appoggiarsi per svolgere la propria attività, quando non sono in sede; preferibilmente spazi attrezzati messi a disposizione da altre pubbliche amministrazioni (da individuare caso per caso in base ad accordi) oppure, in certe situazioni, anche da casa propria. Questa nuova modalità di lavoro permette di migliorare l’efficienza della macchina amministrativa e la qualità dei servizi a cittadini e imprese. La Regione ha come obiettivo quello di favorire la diffusione della cultura digitale perché ne possano usufruire tutti, cittadini e dipendenti. Durante la sperimentazione dei mesi scorsi si sono potuti verificare i punti di forza e le criticità del progetto. Questi risultati stanno per essere adesso tradotti in un modello organizzativo da estendere e da proporre anche agli enti terzi strumentali, compresa la parte sanitaria.